Arbetsbeskrivningar för styrelsen i Aktiva Seniorer Västerås

Innehållsförteckning 

  1. Ordföranden                                                                    
  1. Vice ordföranden 
  1. Sekreteraren

      4. Kassören

      5. Medlemsregister

      6. Månadsmöten, resor, utflykter, studiebesök                                               

      7. Kurser, studiecirklar och friluftsliv

      8. Datautbildning

      9. Seniorcaféer

    10. Hemsidan

    11. Information nya medlemmar

    12. ”Idagspalten” i VLT

 

1. Arbetsbeskrivning för ordföranden

Allmänt

Ansvarar för och leder Aktiva Seniorers verksamhet i Västerås. 

Agenda till styrelsemöten

En vecka före ett styrelsemöte skickas en Agenda ut till alla styrelseledamöter. 

Funktionärsträff

I mitten av september kallas till en funktionärsträff som leds av ordföranden. Samtliga som bidrar på något sätt och som är medlem i Aktiva Seniorer kallas till mötet. Cirka 50 personer brukar inbjudas.

Ordföranden går igenom aktuella frågor. Mycket tid ägnas åt att deltagrna får diskutera och ställa frågor. Träffen avslutas vanligtvis med en lunch.

 

2. Arbetsbeskrivning för Vice ordföranden

Ersättare för ordföranden då denne fått förhinder. 

 

3. Arbetsbeskrivning för sekreteraren

  • Ansvara för föreningens e.postlåda
  • Skriva protokoll och minnesanteckningar vid styrelsemöten, årsmöte, funktionärsmöten m.m. Boka lokal för styrelsemöten m.m.
  • Utforma rutiner, policies mm på uppdrag av styrelsen samt se till att alla berörda informeras. 
  • Uppdatera Styrelsepärmen.
  • Sammanställa de två programhäftena per år, utforma sid 1, 2 och 16 och redigera inkommet material till övriga sidor. Se till att det finns lämpliga foton till 1:a sidan.
  • Ansvara för kontakter med tryckeriet ang. tryck av programhäftena m.m.
  • Organisera förhandsbokningar för styrelse, programkommitté m.fl. Regler finns i FAS riktlinjer för bokning m.m. i styrelsepärmen.
  • Ansvara för kontakterna med Västerås kommun angående kommunbidrag. FAS har fått beslut om att bidrag utgår i form av medlemsbidrag, vilket gör att ansökan numera är enkel att göra. Vi måste lämna uppgift om antal medlemmar, planerat program och budget för kommande år vid ansökan. Ansökan skall lämnas före 1 november enligt blankett som finns på Västerås stads hemsida. Utbetalning av bidrag sker när vi skickat in årsmöteshandlingarna samt uppgift om antal medlemmar vid årsskiftet.
  • Ändra i kommunens föreningsregister när förändringar skett av styrelsens sammansättning. 
  • Informera FAS-förbundet vid ändringar i styrelsens sammansättning
  • Lämna underlag till kassören, så att förbundsavgifterna till FAS-förbundet kan betalas. Se förbundets hemsida.
  • Ta fram underlag för utbetalning av omkostnadsersättning till styrelsen m.fl. enligt policybeslut samt styrelsebeslut om beloppets storlek varje år.
  • Sköta kontakterna med VLT:s föreningssida och sända in reportage från föreningens aktiviteter, ibland själv skriva reportage samt ordna lämpliga foton.
  • Delta i planering och genomförande av större fester,som styrelsen ordnar.

          

 Arbetsbeskrivning för kassören

 Plusgirohantering

Tag ut plusgirot varje dag och registrera enligt bilaga nr 1.

 

Betalning av fakturor och ersättningar

Kontera ankommande fakturor enligt kontoplanen (se styrelsepärmen). Se till att fakturorna är attesterade och godkända.

Betala fakturorna enligt bilaga nr 2.

Betala ut ersättning till alla som har lagt ut pengar för olika aktiviteter, enligt kvitton.

Betala ut kostnadsersättningar till alla funktionärer vid årets slut efter beslut av styrelsen.

 

Bokföring

Bokför alla verifikationer efter hand som de är tillgängliga enligt Bilaga nr 3.

 

Styrelsemöten

Tag ut Resultat- och Balansräkning från Visma samt beräkna Månadsresultatet inför varje styrelsemöte.

 

Månadsmöten

Månadsmöten hålls på Växhuset sista tisdagen i månaden. Ta upp betalning från besökarna kontant och med iZettle och betala kostnaderna till Växhuset för förtäring och ev. andra kostnader.    

                                                                                                                                   Bil. nr 4.1 

Plusgirohantering                                                   

Gör detta varje dag utom söndag och måndag

 

Nordea eRedovisning 

Logga in: Användarid: xw38097  lösenord: matilda6

 

Välj kontonummer

 

Skriv ut kontoutdragen

 

Kontera kostnaderna enl kontoplanen

 

Registrera i Wisma Administrationsprogrammet 500                                                                                                                 

 

Betalning av fakturor och ersättningar                                       Bil nr 4.2.

NORDEA Internetbanken

Logga in på Företag och Internetbanken

Orgnr/personnr:  eget personnr t ex  xxxxxxxxxx

Stoppa i kortet i dosan

Välj funktion

Tryck på Login

Knappa in kontrollkod + OK

Pin-kod enl. uppgift + OK

Svarskod + logga in

Välj inrikesbetalningar eller öf till andra konton

Välj betaltyp och fyll sedan i resp. ruta

Välj datum för betalning

När allt är ifyllt tryck på Lägg till betalningsorder

Signera

Starta dosan och tryck på Sign

Kontrollkod + OK

Skriv in Pinkod + OK

Svarskod + Skicka

Betalningsuppdraget

mottaget

Skriv ut kopia och tryck på Logga ut

                                                                             Bil nr 4.3

Bokföring Resultat och Balansräkning                                            

Arbetsrutin för WISMA Administration 50

Öppna Wisma administration

Val av företag Aktiva Seniorer + Tryck OK

Stäng första bilden

Arbeta med:

Bokföring

Verifikationer

Nytt blad

Ändra datum

Skriv in det som ska verifieras

Ex: konto 1910 eller 1920

Motkonto t.ex. 3000

Registrera

Stäng ner

Avsluta

Ev. säkerhetskopiering (programmet säger till)

 

  1. Arbetsbeskrivning för föreningens Medlemsregister

Medlemsregistret är en förteckning över föreningens medlemmar. Förutom medlemmens namn registreras ytterligare uppgifter. Uppgifterna framgår av de tidigare distribuerade medlemsregistren. 

Som ansvarig för FAS medlemsregister bör följande beaktas 

  • Allmän kännedom om Office Excel, inga avancerade funktioner används
  • Kännedom om e-post system. Kan man sitt eget mailsystem, kan man hantera andra e-post system. Funktionerna är i stort sett lika. Även här används endast standardfunktioner
  • Samarbete med kassören förenklar t.ex. när man skall tolka en otydlig inbetalning via plusgirot eller en återbetalning av medlemsavgift

 

Uppdatering av medlemsregistret sker 

  • När en ny eller redan registrerad medlems medlemsavgift inkommit till vårt plusgirokonto
  • När nya data erhålls för en redan registrerad medlem (vanligtvis via mail, telefon eller hemsidan)

 Registret uppdateras, med de data som erhålls genom att läsa av de plusgiroinbetalningar som har inkommit till vårt plusgirokonto och som avser medlemsavgifter. Hur man loggar in sig etc.beskrivs i styrelsepärmen. 

 Avlidana medlemmar eller medlemmar som begär utträde tas bort ur registret. 

Saknas data för nya medlemmar efterfrågas dessa via mail eller telefon. Uppdateringar av registrerade data i registret erhålls via mail per telefon eller via hemsidan. 

Innan nya data förs in i det senast distribuerade medlemsregistret, tas samtliga gula markeringar bort. Därefter kan nya och ändrade data införas i registret och fälten markeras gula. 

 

 Intresseanmälan 

Intresseanmälan för att bli medlem i föreningen, erhålls via e-post från vår hemsida, via e-post till föreningens e-postlåda (inloggning beskrivs i styrelsepärmen) eller via telefon. Intresseanmälan på vår hemsida genererar automatiskt ett mail till den som för medlemsregistret. Att spara erhållna uppgifter underlättar registreringen när de senare blir medlemmar.

 

Distribution av medlemsregister 

Hur ofta ett nytt medlemsregister skall distribueras beslutas av styrelsen. För närvarande uppdateras register varje lördag.

Innan ett nytt medlemsregister skickas ut, tas en kopia, som distribueras som en bilaga till ett mail. Mottagarna av mailet är för närvarande styrelsemedlemmar, bokningsansvariga och valberedningen. Styrelsen beslutar vilka som skall vara med i distributionslistan. I det senast distribuerade medlemsregistret framgår vilka som nu är mottagare. Registret är inte skrivskyddat.

 

Påminnelse om att betala medlemsavgift 

Vanligtvis skickas en påminnelse ut under mars månad till de som inte har betalat sin medlemsavgift för innevarande år. Styrelsen beslutar när påminnelse skall skickas ut, samt sista betalningsdag. Från medlemsregistret skapas en fil med namn och adress över de som skall påminnas. Ett tryckeri anlitas för att från filen framställa etiketter. I påminnelsen anges sista betalningsdag. Har då inte medlemsavgiften inkommit till vårt plusgirokonto tas medlemmen bort ur registret. En markering i registret kan lämpligen göras för uppföljning av vilka som strukits ur registret.

 

Uppdatering av mail-register 

För varje ny medlem som har en mailadress skall mail-adressen registreras i ett av våra två mailsystem under fliken kontakter. Underhåll av registret görs för medlem som ändrar sin mailadress, stryks som medlem eller medlem som avlider. Våra nuvarande mailsystem är Telia web-mail. Mail-adressen sorteras på efternamn och införs i respektive grupp. I dag har vi 18×2= 36 grupper. Hur man loggar in sig etc. beskrivs i styrelsepärmen.

 

Utskick av mail till medlemmarna 

Den text som skall distribueras ut till våra medlemmar (de som har en mail-adress registrerad), erhålls från någon av styrelsens medlemmar. Våra nuvarande mailsystem har begränsningen att <100 mailadresser tillåts per mail. Därför är kontakterna i de två mailsystemen uppdelade i grupper. Ett utskick måste göras per grupp. Alltså krävs att 36 mail skickas varje gång ett utskick skall göras.

 

Register för utskrift av etiketter 

Ett register förs för att framställa etiketter vid utskick av vår- och höstprogrammen.

Registret innehåller namn och adress på våra medlemmar. För att minimera antal brev som skickas ut sammanförs de som har samma adress/lägenhetsnummer (hyres- bostadsrsättshus). Registret uppdateras i likhet med Medlemsregistret.

Ett tryckeri anlitas för att från registret framställa etiketter. 

 

Information till nya medlemmar 

En förteckning tas fram över nya medlemmar som tillkommit efter den senaste informationen.

I medlemsregistrets kolumn ”Reg” framgår det vilket år och månad en ny medlem registrerades (t.ex.1803). 

 

Övrigt 

Diverse statistikfiler tas fram vid behov, t.ex. fördelning män/kvinnor i föreningen och förteckning över vilka som strukits ur medlemsregistret för utebliven betalning. 

 

  1. Arbetsbeskrivning för programansvarig för Resor,

     Utflykter, Studiebesök m.m.

 

Framtagning av Vår- och Höstprogram                                 

Planeringen av Vårprogrammet börjar under augusti året före. Samtliga medlemmar i programkommittén kontaktas för ett första möte. Förslag om programmets utformning diskuteras vid ett flertal möten. Mötestider bestäms och rum bokas i MBS.

När programmet är klart samlas programkommitté och bokningsansvariga för genomgång av hur bokningarna skall fördelas m.m. Se även ”Riktlinjer för programverksamheten” i Styrelsepärmen.

Vårprogrammet bör vara klart i början av november för att delas ut vid sista månadsmötet för året. Tidplan för detta erhålls av sekreteraren.

När Vårprogrammet är färdigt lämnas det till sekreteraren för redigering och tryckning.

Kontrollera F-skattsedel för föredragshållare samt för övriga artister. Se ”Rutin för kursavgifter, ersättning till kursledare, föredragshållare samt skattefrågor” i Styrelsepärmen.  

Planeringen av Höstprogrammet startar i början av januari samma år och bör vara klart i mitten av maj för utdelning av programmet vid sista månadsmötet för säsongen. Arbetet följer i övrigt samma upplägg som för Vårprogrammet.

 

Resor 

Beställa och göra upp priser för buss till resor vi arrangerar själva.

Förhandlar med researrangörer om planerade resor.

 

Planering av Månadsmöten 

Lokal för månadsmötena bokas i Växhuset för hela året och bör göras minst ett halvår innan. Lämnar in lista till Receptionen i Växhuset, som sedan skriver ut ett årskontrakt.

 

Att göra inför månadsmöte 

Beställer antal kaffe och smörgåsar ett par dagar innan. Månadsmötet

Någon dag innan månadsmötet bör kontakt även tas med den som skall underhålla för kontroll att allt är ok.

Iordningställer ljudanläggningen samma dag som månadsmötet.

 

Rapportering av aktiviteter 

Skriver rapport efter varje aktivitet även månadsmötena, i tre exemplar, ett till MBS, ett till FAS pärm i MBS lokal och en till den programansvariges pärm.

 

 Arbetsbeskrivning för programansvarig för kurser,

   studiecirklar och friluftsliv 

Framtagning av vår- och höstprogram

Kurser som är aktuella diskuteras fram i samråd med styrelsen. Hänsyn tas till önskemål från våra medlemmar. En lämplig fördelning mellan olika intresseområden bör eftersträvas.

Kurser, studiecirklar och friluftsaktiviteter presenteras i ett Vår- och ett Höstprogram. Vårprogrammet bör vara klart i början av november för att delas ut vid sista månadsmötet för året och Höstprogrammet bör vara klart i mitten av maj för utdelning vid sista månadsmötet för säsongen. Tidplan för detta erhålls av sekreteraren.

 

Kontakt med kursledaren

Kontakt tas med kursledaren i god tid inför varje nytt program angående upplägg, innehåll, tidpunkt och kostnad.

Antal kurstillfällen och antal veckor ska bestämmas. Det måste vara minst tre kurstillfällen för att det skall betraktas som studiecirkel. Var eller varannan vecka samt tid och antal timmar bestäms. Kurserna bör inte kollidera med varandra och helst inte med Månadsmöten och Seniorcaféer.

 

Lokal

I de fall kursen skall hållas i en kurslokal, bör Medborgarskolans (Mbsk) lokaler utnyttjas. När programmet är klart skall lokalerna bokas tillsammans med representant från Mbsk. Om ändring sker av en redan bokad tid skall Mbsk meddelas.

 

Kostnad för kursledaren 

Kostnaden för kursledare och eventuellt tillkommande kostnader såsom för litteratur etc. görs upp med kursledaren då kursupplägget diskuteras. Hur ersättningen för kursledaren skall utbetalas framgår av Styrelsepärmen under flik 10.

 

Bokningsansvariga

Alla anmälningar tas emot och skickas ett par veckor före kursstart till Mbsk, som upprättar en deltagarlista till kursledaren. Den listan hämtas av den kursansvarige efter kursens slut och lämnas till Mbsk. Kan även skickas direkt av kursledaren.

 

Hjälpmedel

Den kursansvarige skall se till att alla nödvändiga hjälpmedel finns vid varje kurstillfälle.

 

Övrigt

Den kursansvarige kontrollerar, innan kursen börjar, att alla som anmält sig har betalat in kursavgiften och är medlemmar i Aktiva Seniorer.

  

  1. Dataledarens uppgifter i datasektionen 

Kallar till möte med gruppen minst 2 ggr per år (i mars inför hösten och i oktober inför våren). Tidpunkten bestäms i god tid med medansvarig och efter bokning av lokal hos Mbsk går en inbjudan ut till hela gruppen. En påminnelse skickas ut c:a 1 vecka före mötet. Det är i regel även ett upptaktsmöte i augusti/september. 

Gör upp en lista med diskussionspunkter för mötet. ( Brukar innehålla en kort genomgång av minnesanteckningarna från föregående möte, en kort utvärdering av terminens kurser och planering inför kommande termin.)

Under mötet bestäms vilka som kan vara lärare för kommande kurser och den dataansvarige gör sedan en fördelning av dagar och tider utifrån detta. De, som kan tänka sig att vara hjälplärare, tar kontakt med den ansvarige, som fördelar även dem på kurserna samt gör upp en lista över kurser, tider, lärare och hjälplärare och skickar listan till alla i gruppen.

Skriver (med tidigare text som underlag) texten till programhäftet. Medansvarig läser igenom och kollar så att allt stämmer. Skickar texten till sekreteraren enligt dennes tidplan.

Anmälningar till kurserna tas emot av de två dataledarna, som fördelat kursanmälningarna mellan sig. Var och en fyller därefter i deltagarlistor för ”sina” kurser samt skickar listorna till FAS kontakt på Mbsk. 

Övrigt

Håller listan på medlemmarnas (i datorsektionen) adresser, mejladresser och tel.nr. uppdaterad.

Skickar ut övriga meddelanden som rör hela gruppen eller delar av denna.

Sammanställer ersättningsbeloppen för kurserna när terminen är över och skickar en lista till kassören, som betalar ut det belopp som var och en av kursledarna ska ha.

 

  1. Arbetsbeskrivning för anordnande av Seniorcafé

Datum för seniorcaféerna anges i Vår- och Höstprogrammen, men inte innehållet. Innehållet i seniorcaféerna skall vara av aktuellt slag och av intresse för medlemmarna, vilket innebär att aktuell föreläsare offentliggörs via hemsidan och på månadsmöte 2-4 veckor före föreläsningsdagen.

Seniorcaféerna hålls i Konserthusets foajé och pågår i cirka 1,5 timme.

 

Föreläsare        Ämnet skall i möjligaste mån vara aktuellt och skall inte konkurrera     med månadsmöten. Kontakta lämplig person

Tid                      Tid och dag enligt överenskommelse med styrelsen

Lokal                  Lämplig lokal med möjlighet för kaffeservering, hittills Konserthusets

                          foajé.                        

Kostnad             Lokal och kaffeservering. Arvode och blommor till föreläsaren. Eventuella hjälpmedel.

Hjälpmedel        Exempelvis högtalare och mikrofon, blädderblock, dator m.m.

                          Föreningen har en del lämplig utrustning som förvaras på Mbsk

Annonsering      På månadsmöten och på hemsidan om program och tid.                                         

Övrigt                 Redovisning av entréavgifter, inbetalning till PG, utbetalning av

                          kostnader för lokal, kaffeservering m.m.

 För att allt skall fungera praktiskt på ett möte fordras att föreläsaren tas omhand och presenteras samt avtackas. Medhjälpare behövs för mottagande av inträdesavgifter samt vid ev. behov av hjälpmedel. Inträdesavgifter betalas kontant eller med kort som dras i iZettle.

  

  1. Arbetsbeskrivning för FAS hemsida 
  • Nödvändiga program: Joomla, Word och Excel samt något program för hantering av foton. Joomla stöds av Förbundet Aktiva Seniorer. Kontaktperson där är förbundets webbansvarige. 
  • Minst två personer bör ha tillräcklig kunskap om programmen för att kunna publicera inlägg m.m. De behöver en särskild behörighet för arbetet. 
  • Höst- och vårprogrammen läggs på hemsidan och publiceras den dag utdelning av pappersprogrammen sker. 
  • Nya programdelar samt ändringar och tillägg publiceras löpande. 
  • Allmän föreningsinformation, som oftast initieras av styrelsen, läggs in löpande, vanligen på ”Anslagstavlan”. 
  • Kalendern med presentation av vad som händer närmaste tiden uppdateras löpande. 
  • Reportage med foton från föreningens aktiviteter publiceras löpande. Den hemsideansvarige ser till att någon deltagare gör ett reportage alternativt skriver och fotar själv. 
  • Ansvar för modulerna ”Bli medlem” och ”Uppdatera kontaktuppgifter”, där samarbete sker med den ansvarige för medlemsregistret. 
  • Ansvar för Bokningsprogrammet som för närvarande används för bokning av resor, utflykter, studiebesök, musik – och teaterarrangemang. Samarbete med de bokningsansvariga och Programkommittén. 
  • Ta initiativ till att utveckla och förbättra hemsidan med nya funktioner som programmet ger möjlighet till.

 

 Arbetsbeskrivning för information till nya medlemmar

 Allmänt

Alla nya medlemmar kallas till information i Mbsk. När antalet nya medlemmar uppgår till cirka 50 inbjuds de till ett informationsmöte där Aktiva Seniorers verksamhet presenteras. Ordföranden håller i mötena och samtliga i styrelsen deltar för att presenteras.

Informationsmötet hålls på eftermiddagen i samband med ett styrelsemöte.

Förberedelse inför informationsmöten

Bokning av lokal, stora salen på plan 3 i Mbsk, görs i god tid före mötet

Förberedelsearbetet innefattar utskick av inbjudan, mottagning av anmälningar samt förbereda lokal och förtäring.

Vilka som skall bjudas in avgörs i samarbete med ansvarig för föreningens medlemsregister. 

 

  1. Uppgifter till VLT:s Idagspalt 

Inför varje termin görs en lista med datum för alla aktiviteter (månadsmöten, seniorcaféer, resor o.d. samt alla kurser).

En gång i veckan skickas uppgifter för en vecka i taget till Idag-spalten på vlt.se. (aktiviteternas namn, tidpunkt och plats). Tidningen måste ha informationen senast tre arbetsdagar före införandet. Hur man fyller i uppgifterna framgår tydligt av tidningens formulär.