Programhäftena
delas ut till närvarande medlemmar på månadsmötena i maj och december. Övriga får utskick per post inom några dagar. Programmet ska också finnas på hemsidan från dagen för respektive månadsmöte. Vårprogrammet innehåller aktiviteter under tiden februari t.o.m. juni och höstprogrammet innehåller aktiviteter under augusti t.o.m. januari året efter. För t.ex. utlandsresor kan andra tider gälla.
Planering bör om möjligt finnas för utökning av antalet deltagare i aktiviteter när det blir överbokningar.
Programkommittén gör en förteckning över aktiviteterna med max antal deltagare, programansvariga, bokningsansvariga, tid för anmälan och betalning m.m. Även en förteckning som ska delas ut till medlemmarna tillsammans med programhäftet upprättas. Den ska innehålla samtliga aktiviteter med datum för anmälan och betalning samt rutor där det går att anteckna t ex att anmälan och betalning skett.
Bokning av aktiviteter
får göras: fr.o.m. vecka 2 för aktiviteter under februari – halva mars
fr.o.m. vecka 6 för aktiviteter andra halvan av mars – början av maj
fr.o.m. vecka 15 för aktiviteter under maj-juni
fr.o.m. vecka 24 för aktiviteter under augusti
fr.o.m. vecka 34 för aktiviteter september – oktober
fr.o.m. vecka 40 för aktiviteter november – december
fr.o.m. vecka 47 för aktiviteter under januari nästkommande år
Undantag kan förekomma t ex för långresor.
- De bokningsansvariga bör ha hand om högst två aktiviteter vardera per bokningstillfälle.
- Bokning får göras tidigast angivet anmälningsdatum kl. 09.00.
- Bokning görs i första hand via vår hemsida. De som inte har e-postadress eller av annan anledning inte kan boka via hemsidan kan boka per telefon till respektive bokningsansvarig. OBS! Ingen bokning via e-post och sms eller till telefonsvarare.
- Högst två platser per aktivitet får bokas samtidigt.
- Endast medlemmar får delta om inte styrelsen beslutet annat i särskilda fall.
- Ca 15 – 20 % av platserna reserveras för telefonbokning under de första bokningstimmarna. De övriga läggs in i bokningsprogrammet.
- Vid fullbokat upprättas särskild väntelista i hemsideprogrammet. För telefonbokningar kan de bokningsansvariga upprätta väntelista vid behov. Överblivna platser kan flyttas mellan de två bokningslistorna. Vid återbud eller utökat antal platser kontaktas de på väntelista i tur och ordning.
Bokning av aktivitet är bindande
Vid förhinder ska den bokningsansvarige kontaktas så fort som möjligt, så att i första hand någon på väntelistan kan erbjudas platsen. Finns ingen på väntelista som vill ta över platsen kan den som avbokar själv ordna ersättare (OBS! medlem). Återbetalning av avgiften sker endast om någon övertar platsen. I extraordinära fall kan styrelsen besluta om återbetalning.
Förhandsbokning
Styrelsemedlemmar, medlemmar i programkommittén och de bokningsansvariga har möjlighet att förhandsboka platser för sig själva och respektive till resor, studiebesök m.m. De sammanlagda förhandsbokningarna bör inte överstiga 25 % av antalet platser vid varje arrangemang. Någon från styrelsen bör dock alltid delta. En i styrelsen tar emot förhandsbokningarna, kontrollerar antalet och administrerar eventuell begränsning av bokningarna eller tar initiativ till att få ett utökat antal platser sammanlagt. Godkända anmälningar läggs in i bokningsprogrammet före första bokningsdagen. Tidplan för förhandsbokningarna meddelas av ansvarig styrelsemedlem.
Betalning
ska normalt vara föreningen tillhanda sista bankdag i månaden innan aktivitetens genomförande, utom om aktiviteten ligger på en av månadens första sju dagar, då betalning ska ha inkommit senast den sista bankdagen i nästföregående månad. Om avgiften inte betalas i rätt tid (med en marginal på två vardagar) kan platsen förloras om det finns någon på väntelista som vill delta. Den bokningsansvarige har möjlighet att först påminna om betalning.
Vid avbokning där avgiften ska betalas tillbaka samt om för högt belopp betalats in sköter kassören om återbetalningen. Den bokningsansvarige informerar henne om belopp och konto som ska användas. Om för lågt belopp betalats in kontaktar de bokningsansvariga den som bokat och följer upp att full betalning sker.
Såväl styrelsemedlemmar som alla andra föreningsfunktionärer betalar fullt pris för alla aktiviteter. Undantag gäller för månadsmöten, där styrelsemedlemmar och övriga medlemmar som har särskild uppgift vid månadsmötet deltar utan avgift.
De bokningsansvariga
ansvarar för
- bokningslistor
- anmälningar
- avbokningar
- väntelistor
- kontroll av betalning
- närvarokontroll vid aktivitetens genomförande
Annan medlem kan anlitas för närvarokontrollen om den bokningsansvarige inte själv deltar i aktiviteten. Efter avslutad aktivitet lämnas deltagarförteckningen till programkommitténs ansvarige.
Programansvarig
- utser alltid en besöksvärd som representerar föreningen och bl.a. tackar de som tagit emot oss. Det kan vara den programansvarige själv, någon i styrelsen eller den bokningsansvarige. Besöksvärden bör bära namnbricka.
- ansvarar för inköp av blommor och presenter i samband med besök och resor.
Styrelsen för Aktiva Seniorer i Västerås